Exporter votre carnet pour l'ARS, la DDPP ou votre assureur

Pourquoi un export

Il arrive qu'on vous demande de présenter votre carnet sanitaire, lors d'un contrôle de l'ARS, d'une visite de la DDPP, à la demande de votre assureur, ou simplement pour vos archives internes. Plutôt que de rassembler les pièces à la main, le carnet génère pour vous un document unique, propre et daté, qui rassemble l'essentiel de votre suivi. Voici comment procéder.

Générer l'export, étape par étape

1. Dans le menu « Suivi sanitaire », ouvrez « Exports & documents ».
2. Repérez la fonction de génération d'export et cliquez dessus.
3. Choisissez la période à couvrir, par exemple les douze derniers mois ou une année civile précise. Adaptez la période à ce qu'on vous demande.
4. Sélectionnez, si l'option est proposée, le ou les sites concernés et le type de contenu souhaité.
5. Lancez la génération. Le document PDF est préparé puis mis à votre disposition au téléchargement.
6. Vérifiez rapidement le document, puis transmettez-le à votre interlocuteur ou conservez-le.

L'opération ne prend que quelques minutes et peut être répétée autant de fois que nécessaire, sans rien réécrire.

Ce que contient l'export

Le PDF reprend de façon structurée les éléments de votre suivi sur la période choisie.

1. Les relevés de température et les analyses, avec leurs dates.
2. Les désinfections réalisées, chocs thermiques et chimiques, avec leurs mesures de suivi.
3. Les non-conformités rencontrées et les actions correctives menées pour les résoudre.
4. Un horodatage qui atteste de la date de génération du document.

L'ensemble offre une vue d'ensemble cohérente, facile à parcourir pour un interlocuteur externe.

Quand l'utiliser

Sortez un export à chaque demande officielle, lors d'un contrôle sanitaire, d'une déclaration auprès de l'ARS ou de la DDPP, ou d'une sollicitation de votre assurance après un événement. Il est aussi utile de générer un export périodique, par exemple en fin d'année, pour figer une photographie de votre suivi et l'archiver tranquillement.

Joindre le registre de preuve

Un export PDF présente vos données, mais c'est le registre de preuve qui démontre qu'elles n'ont pas été modifiées. Pour un dossier solide, joignez systématiquement le registre de preuve à votre export. Vous le trouvez dans la page « Registre de preuve » du même menu, avec sa vérification d'intégrité. Le couple export plus registre de preuve donne à votre carnet numérique toute sa force, le contenu d'un côté, la garantie d'authenticité de l'autre.

Un point de prudence

L'arrêté du 1er février 2010 impose de tenir un carnet à jour mais ne fixe pas son support, ce qui rend le carnet numérique parfaitement recevable. Pour autant, assurez-vous que la période et le contenu de l'export correspondent bien à ce que votre interlocuteur attend. En cas de doute sur l'étendue exacte des pièces à fournir, demandez précision à l'organisme demandeur avant d'envoyer le document.