Suivre les documents et habilitations de vos prestataires
Centralisez et surveillez les documents obligatoires de chaque intervenant externe, avec des dates d'expiration et des badges colorés qui signalent en un coup d'oeil ce qui est à jour.
Sommaire
Garder le contrôle sur vos intervenants externes
Vous faites appel à des prestataires pour entretenir vos installations, traiter vos réseaux ou réaliser certaines analyses. Chacun d'eux doit fournir des documents en règle, et il est facile de perdre le fil de leurs dates de validité. La page Prestataires (documents) vous offre un endroit unique pour tout déposer et tout suivre.
Les documents que vous pouvez suivre
Pour chaque intervenant, vous déposez et conservez les justificatifs attendus :
- l'assurance responsabilité civile ;
- l'extrait Kbis ;
- les habilitations propres à son métier ;
- l'attestation COFRAC, lorsqu'elle s'applique ;
- les différents certificats ;
- l'attestation URSSAF.
Chaque pièce est rattachée au bon prestataire, ce qui vous évite toute confusion.
Une date d'expiration et un statut pour chaque pièce
Un document n'a de valeur que s'il est à jour. C'est pourquoi chaque pièce porte une date d'expiration et un statut clair : valide, expiré, manquant ou à vérifier. Vous savez ainsi précisément où vous en êtes pour chaque intervenant, sans avoir à relire l'intégralité des fichiers.
Des badges colorés pour aller à l'essentiel
Pour vous faire gagner du temps, des badges colorés résument visuellement la situation. En parcourant la page, vous repérez immédiatement ce qui est en règle et ce qui demande une relance. Un document qui approche de sa date limite ou qui manque attire tout de suite votre attention, avant qu'il ne devienne un problème.
Anticiper plutôt que subir
Grâce à ce suivi, vous relancez vos prestataires au bon moment, sans attendre qu'une attestation soit déjà périmée. Vous sécurisez vos relations contractuelles et vous êtes prêt à présenter des dossiers complets en cas de contrôle ou d'audit. La conformité de vos intervenants devient une simple routine de vérification.
Un dossier prestataire toujours à jour
En centralisant ces informations, vous construisez pour chaque intervenant un dossier vivant et fiable. Vous ne dépendez plus d'échanges de courriels dispersés ni de classeurs incomplets. Tout est rangé, daté et signalé, ce qui vous permet de travailler en confiance avec des partenaires dont vous maîtrisez la situation administrative.
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