Facturation électronique et plateformes de dématérialisation

Comment vos factures vous parviennent

Par défaut, chaque facture Aquatycia vous est adressée par email. L'envoi comprend :

la facture au format PDF, document officiel portant l'ensemble des mentions légales ;
selon les envois, un état de compte au format tableur, qui récapitule vos factures en cours pour faciliter votre suivi.

Toutes vos factures restent par ailleurs disponibles dans votre espace client (www.aqy.fr), rubrique Factures, où vous pouvez les télécharger à tout moment.

Vous n'avez rien à faire si ce mode de réception vous convient.

Votre organisation utilise une plateforme de dématérialisation

De nombreuses entreprises font traiter leurs factures fournisseurs par une plateforme de dématérialisation, qui les reçoit sur une adresse email de capture dédiée ou sur un portail fournisseur. Dans ce cas :

Communiquez-nous l'adresse de capture ou les modalités de dépôt indiquées par votre plateforme, en précisant l'entité juridique concernée.
Nous enregistrons cette adresse comme destinataire de vos factures : chaque facture y est alors envoyée en copie de l'envoi habituel.
Vérifiez avec la première facture que l'intégration se fait correctement et prévenez-nous en cas de rejet.

Si plusieurs entités de votre groupe utilisent des adresses de capture différentes, indiquez-nous quelle adresse correspond à quelle raison sociale : la facture est orientée selon l'entité facturée.

Si votre plateforme impose un portail fournisseur avec inscription préalable, ou un format de fichier particulier, contactez-nous : nous étudions la faisabilité au cas par cas.

Vous êtes un organisme public

Les collectivités, établissements publics et administrations reçoivent leurs factures par le portail public de facturation. Pour que votre facture puisse y être déposée et acceptée, nous avons besoin, dès la commande :

Information	Où la trouver
SIRET de l'établissement destinataire	Fiche de votre structure sur le portail public de facturation
Code service, s'il est exigé	Annuaire des structures du portail, ou votre service financier
Numéro d'engagement (bon de commande)	Votre service achats ou financier

Important : le numéro d'engagement est très souvent obligatoire. S'il nous parvient après l'émission de la facture, le traitement est retardé. Voir « Faire figurer votre numéro de commande sur vos factures ».

Indiquer ou modifier l'adresse d'envoi de vos factures

Depuis votre espace client

Ouvrez la page Contacts par défaut.
Cliquez sur Ajouter un contact, saisissez l'adresse email et cochez la catégorie Comptabilité.
Le contact reçoit un email de vérification : il doit cliquer sur le lien pour être pris en compte. Une adresse de capture automatique ne peut généralement pas valider ce lien : dans ce cas, transmettez-la-nous par email.

Par email

Écrivez à contact@aquatycia.fr en indiquant votre raison sociale, votre SIRET, l'adresse à utiliser et, le cas échéant, les informations propres à votre plateforme (code service, référence obligatoire).

Une facture a été rejetée par votre plateforme ?

Cause fréquente	Solution
Numéro de commande ou d'engagement manquant	Communiquez-nous la référence attendue
SIRET ou code service incorrect	Transmettez-nous les informations à jour
Entité facturée erronée	Avoir puis nouvelle facture : voir « Modifier mon adresse de facturation »
Montant différent du bon de commande	Contactez-nous pour vérification
Document illisible pour la plateforme	Transmettez-nous le message de rejet : nous renvoyons la facture

Dans tous les cas, joignez le message de rejet de votre plateforme : il nous permet de corriger sans aller-retour.

Questions fréquentes

Puis-je recevoir mes factures à plusieurs adresses ?

Oui. Plusieurs contacts peuvent être enregistrés dans la catégorie Comptabilité (par exemple le service comptable et l'adresse de capture de votre plateforme).

Mes anciennes factures sont-elles disponibles ?

Oui, en PDF, dans la rubrique Factures de votre espace client.

La facturation électronique devient-elle obligatoire ?

La réglementation française généralise progressivement la facture électronique entre entreprises, selon un calendrier fixé par l'administration. Nous vous informerons des changements qui vous concernent ; d'ici là, vos factures continuent de vous parvenir comme aujourd'hui.

Besoin d'aide ?

contact@aquatycia.fr — 01 77 75 54 00.