Facturation électronique et plateformes de dématérialisation
Aquatycia est prêt pour la facturation électronique. Découvrez comment recevoir vos factures sur Basware, Chorus Pro ou toute autre plateforme de dématérialisation.
Sommaire
Facturation électronique et plateformes de dématérialisation
La transition vers la facturation électronique est en marche. Aquatycia vous accompagne pour recevoir vos factures sur la plateforme de votre choix, simplement et rapidement.
1. Aquatycia est prêt pour la facturation électronique
Conformément à la réglementation française applicable à partir de 2026, Aquatycia est pleinement équipé pour émettre des factures électroniques dans les formats standards :
- Factur-X - Format hybride PDF + XML, le plus courant en France
- UBL (Universal Business Language) - Standard international XML
- CII (Cross Industry Invoice) - Norme UN/CEFACT
- PDF classique - Toujours disponible en complément
Quelle que soit la plateforme que vous utilisez, nous pouvons adapter l'envoi de vos factures à vos besoins.
Vous n'avez rien à faire de votre côté si vous souhaitez continuer à recevoir vos factures par email en PDF. Ce mode d'envoi reste actif par défaut. La facturation électronique est un service supplémentaire que nous activons à votre demande.
2. Vous utilisez Basware ?
Basware est l'une des plateformes de dématérialisation les plus utilisées par nos clients. La mise en place est simple :
Configuration en 3 étapes
- Communiquez-nous votre adresse Basware - Il s'agit généralement d'une adresse email au format
votre-identifiant@basware.comou d'un identifiant réseau Basware. - Nous configurons l'envoi automatique - Notre équipe paramètre votre compte pour que chaque facture soit envoyée automatiquement sur votre portail Basware.
- Vérification - Nous envoyons une facture test pour valider le bon fonctionnement.
Pour démarrer, envoyez simplement votre identifiant Basware à contact@aquatycia.fr avec l'objet "Configuration Basware".
Si vous avez plusieurs entités juridiques ou sites avec des identifiants Basware différents, précisez-le dans votre email. Nous pouvons configurer un envoi distinct par entité.
3. Vous utilisez Chorus Pro ?
Chorus Pro est la plateforme obligatoire pour la facturation des établissements publics (collectivités, hôpitaux, administrations). Aquatycia y dépose vos factures directement.
Informations nécessaires
Pour configurer l'envoi sur Chorus Pro, nous avons besoin de :
| Information | Où la trouver |
|---|---|
| Numéro SIRET de l'établissement destinataire | Sur votre fiche établissement Chorus Pro |
| Code service (si applicable) | Dans l'annuaire des structures Chorus Pro |
| Numéro d'engagement (bon de commande) | Fourni par votre service achats |
Envoyez ces informations à contact@aquatycia.fr avec l'objet "Configuration Chorus Pro".
Pour les établissements publics, le numéro d'engagement (bon de commande) est souvent obligatoire pour que votre facture soit acceptée sur Chorus Pro. Pensez à nous le communiquer avec chaque commande.
4. Vous utilisez une autre plateforme ?
Aquatycia s'adapte à votre plateforme de dématérialisation. Nous travaillons régulièrement avec :
- Coupa - Envoi via le portail fournisseur Coupa ou par email cXML
- SAP Ariba - Intégration réseau Ariba
- Tradeshift - Envoi via le réseau Tradeshift
- Yooz - Dépôt automatique ou envoi email
- DocuWare - Envoi par email dédié
- Ivalua - Configuration sur demande
- Esker - Envoi via portail ou email
Vous utilisez une plateforme non listée ? Contactez-nous, nous étudierons la compatibilité et les modalités d'intégration.
5. Recevoir vos factures par email classique
Le mode d'envoi par défaut chez Aquatycia est l'email avec PDF en pièce jointe. Chaque envoi comprend :
- La facture au format PDF - Document officiel avec toutes les mentions légales
- Un état de compte Excel - Récapitulatif de vos factures et règlements pour faciliter votre suivi comptable
Les factures sont envoyées à l'adresse email enregistrée dans votre fiche client. Vous pouvez modifier cette adresse depuis votre espace client sur predict.aquatycia.fr ou en contactant notre service comptabilité.
Vous pouvez demander l'envoi de vos factures à plusieurs adresses email simultanément (par exemple : comptabilité + direction + site). Contactez-nous pour configurer des destinataires supplémentaires.
6. Configurer votre adresse de facturation électronique
Pour mettre en place ou modifier votre mode de réception des factures :
Depuis votre portail client
- Connectez-vous sur predict.aquatycia.fr
- Accédez à vos informations de compte
- Dans la section Facturation, renseignez votre adresse de facturation électronique ou votre identifiant plateforme
- Enregistrez les modifications
Par email
Envoyez un email à contact@aquatycia.fr avec :
- Votre raison sociale et numéro SIRET
- Le nom de la plateforme utilisée
- Votre identifiant sur cette plateforme
- Toute information spécifique (code service, format souhaité, etc.)
La mise en place prend généralement 2 à 5 jours ouvrés après réception de vos informations.
7. Une facture a été rejetée par votre plateforme ?
Il arrive qu'une facture soit refusée par votre plateforme de dématérialisation. Les causes les plus fréquentes sont :
| Cause du rejet | Solution |
|---|---|
| Numéro de commande/engagement manquant | Communiquez-nous votre numéro de bon de commande |
| Format non compatible | Nous adaptons le format (Factur-X, UBL, PDF) |
| SIRET ou code service incorrect | Vérifiez et communiquez les informations à jour |
| Montant supérieur au bon de commande | Contactez-nous pour vérification et régularisation |
| Informations manquantes (TVA, mentions légales) | Nous corrigeons et renvoyons la facture |
En cas de rejet, contactez-nous à contact@aquatycia.fr en joignant si possible le message de rejet de votre plateforme. Nous corrigerons et renverrons la facture dans les 48h.
8. Questions fréquentes
Puis-je recevoir mes factures en PDF ET sur ma plateforme ?
Oui, tout à fait. Nous pouvons configurer un double envoi : email PDF + dépôt sur votre plateforme de dématérialisation. Il suffit de nous en faire la demande.
Quels formats de facturation électronique supportez-vous ?
Nous supportons les formats Factur-X (PDF/A-3 + XML), UBL 2.1, CII D16B, et le PDF classique. D'autres formats peuvent être étudiés sur demande.
Quel est le délai de mise en place ?
La configuration de l'envoi sur une nouvelle plateforme prend entre 2 et 5 jours ouvrés selon la complexité de l'intégration. Pour Chorus Pro et Basware, c'est généralement opérationnel sous 48h.
La facturation électronique est-elle obligatoire ?
Pour les échanges B2B en France, la réception de factures électroniques devient progressivement obligatoire à partir de 2026. L'émission sera obligatoire selon un calendrier dépendant de la taille de l'entreprise. Aquatycia anticipe cette obligation pour vous garantir une transition fluide.
Mes anciennes factures sont-elles disponibles en format électronique ?
Vos factures antérieures restent disponibles en PDF sur votre portail client predict.aquatycia.fr. La conversion rétroactive vers un format électronique structuré (Factur-X, UBL) n'est pas possible, mais les PDF restent des documents fiscalement valides.
Aquatycia conserve l'ensemble de vos factures pendant 10 ans conformément aux obligations légales. Vous pouvez les retrouver à tout moment sur votre espace client.
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