Suivre vos interventions du début à la clôture

La liste des ordres de travail

Ouvrez Suivi sanitaire puis Interventions (OT). Vous y trouvez toutes vos interventions, qu'elles soient préventives (prévues d'avance par une échéance) ou curatives (déclenchées par un problème). Chaque ligne représente un ordre de travail, ou OT. La liste se trie et se filtre, par statut, par équipement ou par date, ce qui est précieux quand votre établissement compte beaucoup d'opérations.

Le réflexe utile: filtrer sur les interventions en cours et celles à planifier. Vous voyez immédiatement ce qui attend une action de votre part et ce qui avance.

Comprendre les statuts

Un OT traverse plusieurs étapes. Le statut vous dit exactement où il en est:

À planifier: la demande existe mais aucune date n'est encore fixée.
Planifié: une date d'intervention a été posée.
Assigné: un intervenant précis a été désigné pour s'en charger.
En cours: le travail a démarré sur le terrain.
Réalisé: l'opération est faite, en attente de vérification ou de la dernière formalité.
Clôturé: l'OT est terminé et archivé, sa trace est définitivement versée à votre carnet.

Un OT qui reste bloqué longtemps au même statut mérite un coup d'oeil. S'il stagne en à planifier, c'est qu'une décision attend. S'il traîne en réalisé sans passer en clôturé, c'est souvent qu'une pièce justificative ou une validation manque.

Ce que contient le détail

Cliquez sur un OT pour ouvrir sa fiche complète. Vous y retrouvez bien plus que la date et le statut:

La checklist: les points que l'intervenant devait vérifier ou réaliser, cochés au fur et à mesure. Elle prouve que rien n'a été oublié.
Les photos: avant et après, ou l'état d'une pièce défectueuse. C'est la preuve visuelle du travail.
La signature: celle du technicien et parfois la vôtre, qui atteste que l'intervention a bien eu lieu et a été acceptée.
Les coûts: pièces utilisées et main d'oeuvre, utiles pour votre budget et pour comparer dans le temps.
Les commentaires: les échanges et observations notés au long de l'intervention.

La preuve de réalisation

Tout cet ensemble forme ce qu'on appelle la preuve de réalisation. C'est ce qui fait la différence entre dire qu'une opération a été faite et le démontrer. Lors d'un contrôle réglementaire, un inspecteur ne se contente pas d'une affirmation: il veut une trace datée, documentée, idéalement avec photo et signature. Chaque OT clôturé vous fournit exactement cela.

Bonne nouvelle, vous n'avez rien à recopier. Une fois l'intervention clôturée, sa preuve remonte automatiquement dans la fiche de vie de l'équipement concerné et dans votre Registre de preuve. Votre travail de suivi consiste donc surtout à vérifier que les OT progressent et finissent bien clôturés, sans rester en suspens.

Le bon réflexe au quotidien

Passez en revue vos interventions une fois par semaine. Repérez celles en cours pour anticiper la fin du chantier, relancez celles bloquées en à planifier, et assurez-vous que les opérations terminées passent bien en clôturé. Un carnet propre, c'est une liste d'OT qui avance et ne stagne pas.