Délégations d'accès - Partager votre espace client

Pourquoi utiliser les délégations d'accès ?

En tant que titulaire du compte, vous disposez de l'accès complet à votre espace client Aquatycia. Dans la pratique, plusieurs personnes de votre organisation ont besoin d'une partie de ces informations :

votre comptable doit consulter et télécharger les factures ;
votre responsable technique doit suivre les interventions et planifier les rendez-vous ;
votre responsable de site doit voir les résultats de son établissement, et seulement de celui-ci ;
votre remplaçant, pendant vos congés, doit recevoir les rapports à votre place.

Une délégation donne à chacun son propre accès sécurisé, avec les permissions que vous choisissez, sans communiquer votre mot de passe. Vous pouvez la modifier ou la révoquer à tout moment.

Créer un délégué — étape par étape

Connectez-vous à votre espace client sur www.aqy.fr.
Ouvrez la page Délégations d'accès.
Dans le bloc Ajouter un délégué, saisissez le prénom, le nom, l'adresse email et le téléphone mobile du collaborateur.
Choisissez un rôle : Préleveur, Comptable, Employé, Administrateur ou Autre. Le rôle pré-coche un jeu de permissions.
Ajustez les permissions en cochant ou décochant les cases.
Choisissez la durée de validité : 1 an (recommandé), 6 mois, 3 mois ou illimitée.
Si vous avez plusieurs sites, limitez éventuellement l'accès à certains d'entre eux (voir « Limiter une délégation à certains établissements »).
Laissez cochée l'option Envoyer automatiquement les accès, puis validez.

Le délégué reçoit un email et un SMS contenant son lien de connexion personnel et son code d'accès. Ces deux éléments s'affichent aussi à l'écran, pour que vous puissiez les lui transmettre vous-même si besoin.

Comment le délégué se connecte

Le délégué n'a pas de compte à créer :

il clique sur son lien personnel ;
il saisit son code d'accès.

Une fois connecté, il ne voit que les rubriques que vous avez autorisées ; les menus non autorisés sont masqués. Le lien et le code sont personnels : ils ne doivent pas être transférés.

Les permissions

Consultation

Permission	Ce qu'elle permet
Commandes	Consulter les commandes, leur statut et leur avancement
Interventions	Consulter les rendez-vous passés et à venir
Factures	Consulter et télécharger les factures
Devis	Consulter les propositions commerciales
Contrats	Consulter les contrats de suivi
Échantillons / Résultats	Consulter les résultats d'analyses
Alertes sanitaires	Consulter les alertes (légionelles, dépassements de seuils)
Expéditions	Suivre les colis de matériel et d'échantillons
Voir les prix	Afficher les montants ; nécessaire pour la rubrique Factures
Statistiques	Accéder aux statistiques et à l'export des résultats
Fidélité & Parrainage	Consulter le solde et l'historique du programme de fidélité
Rapports personnalisés	Consulter les rapports personnalisés

Actions

Permission	Ce qu'elle permet
Planifier des interventions	Choisir un créneau et confirmer un rendez-vous
Valider des devis	Accepter les conditions et valider un devis en ligne
Saisir des échantillons	Déclarer des échantillons depuis l'espace client
Créer des commandes	Passer une nouvelle commande
Gérer les alertes (acquitter)	Acquitter les alertes sanitaires
Créer des rapports personnalisés	Générer des rapports de synthèse
Envoyer des rapports par email	Le délégué reçoit par email les rapports d'analyses à leur mise en ligne
Télécharger les rapports d'analyses	Télécharger les rapports en PDF

Administration

Permission	Ce qu'elle permet
Personnaliser l'identité visuelle	Gérer le logo et la charte des rapports personnalisés
Gérer l'intégration GMAO	Configurer la liaison avec votre logiciel de maintenance
Gérer les délégations	Créer, modifier ou révoquer d'autres délégués, et gérer les contacts par défaut

Important : n'accordez « Gérer les délégations » qu'à une personne de confiance (directeur, responsable multi-sites).

Limiter une délégation à certains établissements

Si votre compte regroupe plusieurs sites, une délégation peut être restreinte à un ou plusieurs établissements. Exemple d'illustration : dans une collectivité, un responsable ne voit que les écoles, un autre que les crèches, tandis que le titulaire voit tout.

Vérifiez que vos sites figurent dans la page Mes établissements (vous pouvez en ajouter).
Lors de la création ou de la modification du délégué, dans le bloc Périmètre établissements (optionnel), cochez les sites auxquels il doit avoir accès. Les boutons Tout cocher et Tout décocher facilitent la sélection.
Si aucun site n'est coché, le délégué accède à tout le compte.

Le périmètre s'applique partout : commandes, interventions, échantillons et résultats, alertes, statistiques et exports. Il s'applique aussi aux envois par email : un délégué restreint qui a la permission « Envoyer des rapports par email » ne reçoit que les rapports de ses établissements.

À savoir : une commande qui n'est rattachée à aucun établissement n'est visible que du titulaire et des délégués sans restriction. Si un délégué ne voit pas une commande qu'il devrait voir, contactez-nous pour faire rattacher la commande au bon établissement.

Gérer vos délégués

La page Délégations d'accès liste vos délégations, actives et révoquées, avec pour chacune le rôle, le périmètre, les permissions et la date d'expiration.

Modifier : changez les coordonnées, le rôle, les permissions ou le périmètre ; l'effet est immédiat.
Nouveau code : si le délégué a perdu son code d'accès, générez-en un nouveau ; l'ancien cesse de fonctionner.
Copier lien : pour retransmettre son lien de connexion au délégué.
Révoquer : l'accès est coupé immédiatement. À faire sans attendre lorsqu'un collaborateur quitte votre organisation ou change de poste.

Les connexions des délégués sont tracées (date du dernier accès, nombre de connexions).

Cas d'usage courants

« Je serai absent, mon collègue doit recevoir les résultats »

Créez-lui une délégation avec les permissions Échantillons / Résultats, Télécharger les rapports d'analyses et Envoyer des rapports par email, avec une validité de 3 mois. S'il doit seulement recevoir les emails, sans accès à l'espace client, ajoutez-le plutôt dans la page Contacts par défaut, catégorie Rapport (voir « Mettre à jour vos coordonnées »).

Changement de responsable de site

Créez d'abord la délégation du successeur, avec les mêmes permissions et le même périmètre.
Révoquez ensuite celle de la personne qui part.
Mettez à jour la page Contacts par défaut si l'ancien responsable y figurait.

Votre cabinet comptable

Rôle Comptable, puis ne conservez que : Factures, Voir les prix, Commandes, Devis. Décochez l'envoi des rapports par email si le cabinet n'a pas à recevoir les résultats d'analyses.

Un prestataire pour une mission ponctuelle

Rôle Autre, permissions minimales, périmètre limité au site concerné, validité de 3 mois. L'accès s'éteint de lui-même à l'échéance.

Vous avez accès à plusieurs comptes

Si votre adresse email est rattachée à plusieurs comptes Aquatycia (plusieurs entités d'un groupe, par exemple), l'écran Choisissez votre espace s'affiche à la connexion et liste chaque compte par son nom — raison sociale suivie du nom du contact, par exemple « Société A — Prénom Nom ». Le bouton Changer de compte, en haut de l'écran, permet ensuite de passer de l'un à l'autre sans vous reconnecter. Pour rattacher votre adresse à plusieurs comptes, adressez votre demande à contact@aquatycia.fr en listant les comptes concernés.

Questions fréquentes

Le délégué peut-il modifier mon mot de passe ou mes informations ?

Non. Il n'a aucun accès aux paramètres du titulaire.

Le délégué peut-il voir les données d'autres clients ?

Non, jamais. Une délégation est strictement limitée aux données de votre compte et, si vous l'avez défini, à son périmètre d'établissements.

Pourquoi mon délégué reçoit-il tous les rapports par email ?

Parce que la permission « Envoyer des rapports par email » est cochée sur sa délégation. Décochez-la : il conserve son accès à l'espace client mais ne reçoit plus les rapports.

Que se passe-t-il à l'expiration ?

Le délégué ne peut plus se connecter. Créez-lui une nouvelle délégation, ou contactez-nous pour prolonger l'existante.

Un délégué peut-il créer d'autres délégués ?

Uniquement s'il dispose de la permission « Gérer les délégations ».

Besoin d'aide ?

contact@aquatycia.fr — 01 77 75 54 00.