Délégations d'accès — Partager votre espace client

Pourquoi utiliser les délégations d'accès ?

En tant que titulaire du compte, vous êtes le seul à disposer de l'accès complet à votre espace client Aquatycia. Mais dans la pratique, plusieurs personnes de votre organisation ont besoin d'accéder à certaines informations :

Votre comptable doit consulter et télécharger les factures
Votre responsable technique doit suivre les interventions et planifier les rendez-vous
Votre préleveur interne doit déclarer des échantillons et accéder aux kits d'analyse
Votre responsable qualité doit consulter les résultats d'analyses et gérer les alertes sanitaires
Votre direction doit accéder aux statistiques et rapports de conformité

Le système de délégations d'accès vous permet de partager votre espace client avec chacun de ces collaborateurs, sans jamais communiquer votre mot de passe. Chaque délégué reçoit son propre accès sécurisé, avec des permissions adaptées à son rôle.

Avantage clé : Vous gardez le contrôle total. Vous pouvez modifier les permissions, limiter la durée d'accès ou révoquer un délégué à tout moment, en un clic.

Les 5 rôles disponibles

Lors de la création d'un délégué, vous choisissez un rôle qui pré-configure les permissions adaptées :

Rôle	Description	Permissions par défaut
Préleveur	Technicien terrain qui effectue les prélèvements	Interventions, échantillons, commandes, déclaration d'échantillons
Comptable	Responsable administratif et financier	Factures, devis, commandes, contrats, statistiques
Employé	Collaborateur avec accès en consultation	Commandes, interventions, résultats (lecture seule)
Administrateur	Responsable avec droits étendus	Toutes les permissions sauf la gestion des délégations
Autre	Profil personnalisé	Aucune permission par défaut - vous choisissez manuellement

Les permissions sont entièrement personnalisables : vous pouvez ajuster chaque rôle après la création.

Les permissions en détail

Chaque permission contrôle l'accès à une fonctionnalité précise de votre espace client :

Permissions de consultation

Permission	Ce qu'elle permet
Voir les factures	Consulter la liste des factures, télécharger les PDF, voir les échéances et le solde
Voir les commandes	Consulter l'historique des commandes, leur statut et leur avancement
Voir les interventions	Consulter les rendez-vous passés et à venir, les techniciens assignés
Voir les devis	Consulter les propositions commerciales et leur statut
Voir les contrats	Consulter les contrats de suivi périodique et leurs conditions
Voir les échantillons	Consulter les résultats d'analyses avec le code couleur de conformité
Voir les alertes	Consulter les alertes sanitaires (Légionella, dépassements de seuils)
Voir les statistiques	Accéder aux graphiques d'évolution de la qualité de l'eau
Voir les expéditions	Suivre les colis Chronopost en temps réel
Voir les tarifs	Consulter la grille tarifaire appliquée à votre compte
Télécharger les rapports	Télécharger les rapports d'analyses en PDF
Voir le carnet sanitaire	Consulter le carnet sanitaire digital de vos installations

Permissions d'action

Permission	Ce qu'elle permet
Planifier des interventions	Choisir un créneau et confirmer un rendez-vous de prélèvement
Valider des devis	Accepter les CGV, signer et valider un devis en ligne
Déclarer des échantillons	Saisir de nouveaux échantillons directement depuis le portail
Créer des commandes	Passer une nouvelle commande d'analyses depuis le portail
Gérer les alertes	Acquitter les alertes sanitaires et renseigner les actions correctives
Envoyer des rapports	Envoyer des rapports par email à des tiers
Créer des rapports personnalisés	Générer des rapports de synthèse, par paramètre ou multi-sites
Modifier le carnet sanitaire	Ajouter des relevés de température, des actions correctives
Exporter le carnet sanitaire	Générer un export PDF du carnet pour contrôle ARS
Gérer les non-conformités	Suivre et documenter les actions correctives liées aux NC
Gérer la GMAO	Accéder à l'interface de gestion de maintenance (TWIMM, Bob! Desk)
Gérer les délégations	Créer, modifier ou révoquer d'autres délégués (sous-délégation)

Important : La permission Gérer les délégations permet la sous-délégation. Accordez-la uniquement à des personnes de confiance (responsable de site, directeur).

Créer un délégué - étape par étape

Connectez-vous à votre espace client sur predict.aquatycia.fr
Dans le menu, cliquez sur Délégations
Cliquez sur le bouton + Nouveau délégué
Remplissez les informations du délégué :
- Nom complet - Le nom et prénom du collaborateur
- Adresse email - L'email professionnel (obligatoire, servira d'identifiant)
- Téléphone - Numéro mobile pour recevoir le code d'accès par SMS
- Rôle - Choisissez parmi les 5 rôles disponibles
Ajustez les permissions si nécessaire en cochant/décochant les options
Optionnel : définissez une période de validité (date de début et/ou de fin)
Cliquez sur Enregistrer

Le délégué reçoit immédiatement :

Un email contenant un lien d'accès sécurisé unique
Un SMS contenant son code d'accès à 6 chiffres

Comment le délégué se connecte

Le délégué n'a pas besoin de créer un compte. Son accès fonctionne en 2 étapes :

Cliquer sur le lien reçu par email - ce lien est unique et sécurisé
Saisir le code d'accès reçu par SMS - ce code confirme son identité

Une fois connecté, le délégué voit uniquement les rubriques auxquelles vous lui avez donné accès. Les menus et boutons non autorisés sont masqués.

Sécurité : Le lien d'accès est valide uniquement pour le délégué. Il ne peut pas être transféré à une autre personne. Le code SMS expire au bout de 15 minutes.

Gérer vos délégués

Modifier les permissions

Vous pouvez modifier les permissions d'un délégué à tout moment :

Allez dans Délégations
Cliquez sur le délégué à modifier
Ajustez les permissions en cochant/décochant les options
Cliquez sur Enregistrer

Les modifications sont appliquées immédiatement, sans que le délégué ait besoin de se reconnecter.

Révoquer un accès

Si un collaborateur quitte votre organisation ou n'a plus besoin d'accès :

Allez dans Délégations
Cliquez sur le bouton Révoquer en face du délégué
Confirmez la révocation

L'accès est coupé immédiatement. Le délégué ne pourra plus se connecter avec son lien. Vous pouvez indiquer un motif de révocation pour votre suivi interne.

Renvoyer les identifiants

Si un délégué a perdu son lien ou son code d'accès :

Allez dans Délégations
Cliquez sur Renvoyer l'accès en face du délégué

Un nouveau lien et un nouveau code SMS sont envoyés. Les anciens sont automatiquement invalidés.

Limiter la durée d'accès

Vous pouvez définir une période de validité pour chaque délégation :

Date de début - Le délégué ne pourra pas se connecter avant cette date
Date de fin - L'accès sera automatiquement coupé à cette date

Cette fonctionnalité est utile pour les intervenants ponctuels, les stagiaires ou les prestataires externes.

Cas d'usage courants

Donner accès à votre cabinet comptable

Créez un délégué avec le rôle Comptable et les permissions :

Voir les factures
Voir les commandes
Voir les devis
Voir les contrats

Votre cabinet pourra télécharger les factures PDF et suivre les échéances, sans voir les résultats d'analyses ni les interventions.

Donner accès à votre responsable technique

Créez un délégué avec le rôle Employé ou Administrateur et les permissions :

Voir les interventions + Planifier des interventions
Voir les échantillons + Télécharger les rapports
Voir les alertes + Gérer les alertes
Voir le carnet sanitaire + Modifier le carnet sanitaire

Il pourra planifier les rendez-vous, suivre les résultats et réagir aux alertes sanitaires.

Donner accès à un prestataire externe (durée limitée)

Créez un délégué avec le rôle Autre, des permissions minimales et une date de fin :

Voir les interventions uniquement
Date de fin : la date de fin de la mission du prestataire

L'accès sera automatiquement coupé à la fin de la mission.

Gestion multi-sites (hôtels, EHPAD, collectivités)

Si vous gérez plusieurs établissements, vous pouvez créer un délégué par site :

Le responsable de chaque site accède aux interventions et résultats de son établissement
Le responsable qualité central accède à l'ensemble avec les statistiques comparatives
Le responsable maintenance accède à la GMAO pour gérer les équipements

Collaborer avec un bureau d'études

Un bureau d'études qui réalise un audit de vos installations a besoin d'accéder à vos résultats historiques :

Créez un délégué avec le rôle Autre
Permissions : Voir les échantillons, Télécharger les rapports, Voir les statistiques
Date de fin : la date de remise de l'audit

Suivi et traçabilité

Toutes les actions liées aux délégations sont tracées dans votre espace :

Historique des connexions - Date, heure et nombre d'accès de chaque délégué
Dernier accès - Visible directement dans la liste des délégués
Compteur d'accès - Nombre total de connexions depuis la création
Historique des modifications - Changements de permissions, révocations, avec date et auteur

Conformité : Le système de délégations est conforme aux exigences de traçabilité de la norme ISO 17025. Chaque accès et chaque action sont horodatés et identifiés.

Sécurité du système

Double authentification - Lien unique par email + code SMS
Token sécurisé - Chaque délégué dispose d'un jeton cryptographique unique de 64 caractères
Code SMS à usage limité - Expire après 15 minutes, 3 tentatives maximum
Isolation des données - Un délégué ne peut jamais accéder aux données d'un autre client
Permissions granulaires - 27 permissions indépendantes pour un contrôle fin
Révocation immédiate - L'accès est coupé instantanément, sans délai
Pas de mot de passe partagé - Chaque délégué a son propre accès, indépendant du compte titulaire

Questions fréquentes

Le délégué peut-il modifier mon mot de passe ?

Non. Le délégué n'a aucun accès aux paramètres de votre compte titulaire. Il ne peut ni modifier votre mot de passe, ni voir vos informations personnelles.

Combien de délégués puis-je créer ?

Il n'y a pas de limite. Vous pouvez créer autant de délégués que nécessaire.

Un délégué peut-il créer d'autres délégués ?

Uniquement si vous lui accordez la permission Gérer les délégations. Sans cette permission, il ne voit même pas la rubrique Délégations dans son menu.

Le délégué reçoit-il les alertes sanitaires par email ?

Les alertes sanitaires sont envoyées au titulaire du compte par email et SMS. Le délégué peut les consulter dans l'espace client s'il a la permission Voir les alertes, et les acquitter s'il a la permission Gérer les alertes.

Que se passe-t-il si je révoque un délégué ?

L'accès est coupé immédiatement. Le lien et le code d'accès deviennent invalides. Le délégué verra un message lui indiquant que son accès a été révoqué. Vous pouvez recréer un accès ultérieurement si nécessaire.

Le délégué peut-il voir les données d'autres clients ?

Non, jamais. Chaque délégation est strictement limitée aux données de votre compte. L'isolation des données est garantie par le système.

Puis-je voir ce que fait un délégué dans mon espace ?

Oui. L'historique des connexions et le compteur d'accès vous permettent de suivre l'activité de chaque délégué. Toute action significative (planification, validation de devis, acquittement d'alerte) est tracée.

Comment fonctionne la sous-délégation ?

Si vous accordez la permission Gérer les délégations à un délégué, celui-ci peut à son tour créer des délégués. Ces sous-délégués ne pourront jamais avoir plus de permissions que le délégué qui les a créés.