Préparer un envoi d'échantillons

Certaines analyses peuvent être réalisées depuis des échantillons que vous prélevez vous-même et nous expédiez par courrier. Ce guide vous explique comment préparer votre envoi correctement.

Vérifier la compatibilité de votre demande

L'auto-prélèvement est possible pour :

• Eau chimie (métaux, nitrates, sulfates)
• Eau microbiologie simple (eau de puits, fontaine - si vous êtes formé au prélèvement)
• Eau de chauffage
• Certaines analyses alimentaires

L'auto-prélèvement n'est pas recommandé pour :

• Légionelles (risque de contamination au prélèvement)
• Analyses réglementaires COFRAC (technicien accrédité obligatoire)
• Contrôles endoscopies

En cas de doute : appelez-nous au 01 77 75 54 00 avant de prélever.

Étape 1 - Commander votre kit de prélèvement

Depuis votre espace client : Menu → Matériel → Commander un kit

Le kit contient :

• Les flacons adaptés à vos analyses (pré-conditionnés si nécessaire)
• Les étiquettes d'identification
• Une fiche de renseignements à compléter
• Une sachet isotherme ou des instructions de conditionnement
• Le bon d'expédition Chronopost pré-rempli (si inclus dans votre contrat)

Étape 2 - Réaliser le prélèvement

Eau microbiologie

• Utiliser exclusivement le flacon fourni dans le kit (stérile, avec thiosulfate si eau chlorée)
• Ne pas rincer le flacon avant usage
• Purger le robinet 2 minutes minimum
• Remplir sans laisser de bulle d'air (flacon plein à ras bord)
• Fermer immédiatement
• Conserver à +4°C jusqu'à l'expédition

Eau chimie

• Utiliser le flacon HDPE fourni
• Rincer 3 fois avec l'eau à prélever avant remplissage final
• Remplir complètement, fermer
• Si acidification requise (métaux) : le réactif est déjà dans le flacon - ne pas l'éliminer

Eau de chauffage

• Ouvrir le robinet de purge ou de vidange
• Purger quelques secondes
• Remplir le flacon fourni sans rincer
• Indiquer la nature du circuit (chauffage, plancher chauffant, PAC) sur la fiche

Étape 3 - Étiquetage

Remplir soigneusement les étiquettes fournies dans le kit :

• Votre numéro de commande (indiqué sur la fiche)
• Point de prélèvement (ex : "Eau chaude sanitaire - Cuisine 2ème étage")
• Date et heure exactes du prélèvement
• Nom du préleveur
• Température de l'eau au moment du prélèvement (si mesurée)

Coller l'étiquette sur le flacon (pas sur le bouchon).

Étape 4 - Conditionnement pour l'expédition

Règles générales

• Emballer chaque flacon dans un sac zip hermétique avec un papier absorbant
• Placer dans la boîte ou le conteneur isotherme fourni
• Pour les analyses microbiologiques : ajouter les blocs de gel refroidis (ne pas congeler les flacons)
• Température cible dans le conteneur : +1°C à +8°C

Réglementation transport

Les échantillons d'eau sont des matières de catégorie B (UN3373) :

• L'emballage fourni par Aquatycia est conforme à cette réglementation
• Ne pas utiliser d'autre emballage sans nous avoir consultés

Étape 5 - Expédition

Via Chronopost (recommandé)

Utilisez le bon d'expédition fourni dans le kit :

1. Coller l'étiquette Chronopost sur le colis
2. Déposer au point relais Chronopost le plus proche ou programmer un enlèvement
3. Conserver le numéro de suivi

Impératif : expédier le lundi, mardi ou mercredi uniquement pour éviter que vos échantillons restent le week-end en transit. Pour les analyses microbiologiques, le délai entre le prélèvement et l'arrivée au laboratoire ne doit pas dépasser 24 heures.

Délai maximum de transport

Suivi de votre envoi

Depuis votre espace client, vous pouvez :

• Suivre le statut de votre envoi en temps réel
• Vérifier la réception au laboratoire
• Consulter les résultats dès leur publication

Une notification email et/ou portail vous est envoyée dès que les résultats sont disponibles.

Une question sur votre envoi ? Contactez-nous au 01 77 75 54 00 ou à contact@aquatycia.fr.

Types de flaconnage selon l'analyse

Le choix du flaconnage est déterminant pour la validité des résultats. Voici les contenants requis selon la nature de l'analyse :

• Bactériologie / microbiologie - Flacon stérile 500 mL avec neutralisant (thiosulfate de sodium) pour les eaux chlorées. Bouchon rouge ou bleu selon le fournisseur.
• Chimie générale - Flacon en verre borosilicaté ou polyéthylène 250-500 mL selon le paramètre. Pour les métaux : acidifié avec HNO3 si nécessaire (préparé par le laboratoire).
• Légionelles - Flacon stérile 1 L avec thiosulfate, à ne pas rincer. Conserver dans la glacière dès le prélèvement.
• Eau chlorée (piscine, réseau ECS) - Obligatoirement flacon avec thiosulfate pour neutraliser le chlore résiduel et éviter son action bactéricide pendant le transport.
• Analyses alimentaires HACCP - Contenants stériles fournis dans le kit Aquatycia selon le type de prélèvement (écouvillon, flacon, sac stomacher).

Important : N'utilisez jamais un flacon non fourni par Aquatycia ou un container non stérile - cela invaliderait l'analyse et pourrait entraîner un recontrôle à vos frais.

Conditions de transport obligatoires

Le respect de la chaîne du froid est une exigence de la norme ISO 17025 et conditionne la validité des analyses microbiologiques :

• Température de transport : 5°C ± 3°C (entre 2°C et 8°C)
• Matériel requis : glacière isotherme rigide + packs réfrigérants (gel, jamais de glace en contact direct avec les flacons)
• Ne jamais congeler les échantillons destinés à une analyse microbiologique
• Pour les analyses chimiques uniquement : la chaîne du froid est recommandée mais non obligatoire pour la plupart des paramètres

Délai maximum entre prélèvement et réception au laboratoire

Ce délai est critique pour la conformité des résultats :

• Microbiologie (dont légionelles) : maximum 24 heures entre le prélèvement et la réception au laboratoire
• Chimie : 24 à 72 heures selon les paramètres (certains paramètres instables comme le chlore résiduel doivent être analysés sur site)
• Physico-chimique in situ : pH, température, chlore - mesure impérative sur site, non transportable

Aquatycia assure une réception en laboratoire du lundi au vendredi de 8h à 17h. Planifiez vos envois en conséquence pour éviter les week-ends et jours fériés.

Étiquetage des échantillons

Chaque flacon doit être clairement identifié avec les informations suivantes :

• Numéro d'échantillon (fourni dans le bon de prélèvement ou via l'application mobile technicien)
• Date et heure du prélèvement (format JJ/MM/AAAA HH:MM)
• Point de prélèvement (ex : "Douche chambre 305 - eau chaude")
• Nom de l'opérateur
• Température de l'eau au prélèvement (pour ECS et légionelles)

Les étiquettes pré-imprimées sont incluses dans les kits envoyés par Aquatycia. En cas d'étiquette manquante, utilisez un marqueur permanent et scotch transparent pour protéger l'écriture.

Bon de retour Chronopost

Un bon de retour Chronopost prépayé est systématiquement inclus dans chaque kit expédié par Aquatycia. Il vous suffit de :

1. Placer les flacons dans l'emballage isotherme fourni avec les packs de froid
2. Coller le bon de retour Chronopost sur le colis (ne pas couvrir les codes-barres)
3. Déposer le colis dans un point Chronopost (bureaux de poste, relais) ou programmer une collecte à votre adresse via le 01 77 75 54 00

Si votre bon de retour est manquant ou abîmé, contactez-nous pour en recevoir un nouveau par email ou pour organiser une collecte express.