Recevoir et renvoyer des échantillons - auto-prélèvement client

Le principe de l'auto-prélèvement

Si vous disposez des compétences pour réaliser vous-même vos prélèvements d'eau ou d'échantillons alimentaires, Aquatycia vous fournit tout le matériel nécessaire et assure le transport retour vers notre laboratoire. Cette solution est idéale pour les sites éloignés, les prélèvements fréquents ou les entreprises disposant de personnel formé.

Commander un kit de prélèvement

Comment commander

Par email : contact@aquatycia.fr en précisant le type d'analyses souhaitées et le nombre de points
Par téléphone : 01 77 75 54 00
Via l'espace client (www.aqy.fr) : Nouvelle commande ou Envoyer mes échantillons

Types de kits disponibles

Kit	Contenu	Analyses concernées
Kit Légionelles	Flacons stériles 1L avec thiosulfate, étiquettes, fiche prélèvement	Recherche Legionella pneumophila
Kit Potabilité	Flacons stériles 500mL + flacons verre 1L, thermomètre, étiquettes	D1, Type A, paramètres physicochimiques
Kit Alimentaire	Sachets stériles, éponges surfaces, gants, étiquettes	Microbiologie alimentaire, surfaces HACCP
Kit Piscine	Flacons stériles 500mL, flacons chimie, étiquettes	Contrôle bactériologique + physico-chimie piscine
Kit Complet (Type B)	Flacons verre + plastique + stériles, multiples volumes	Analyse complète tous paramètres

Délai de livraison

Les kits sont expédiés par transporteur. Vous pouvez suivre votre colis dans la rubrique Expéditions de votre espace client dès sa remise au transporteur.

Contenu de votre kit

Chaque kit contient :

Flacons adaptés aux analyses demandées (stériles pour microbio, verre borosilicaté pour chimie organique, avec thiosulfate pour eau chlorée)
Étiquettes pré-imprimées à compléter avec vos informations
Fiche de prélèvement à remplir (date, heure, point, conditions)
Glacière isotherme avec packs réfrigérants (à congeler 24h avant utilisation). Les packs ne s'utilisent pas pour les flacons destinés à la seule recherche de légionelles qui arrivent au laboratoire en moins de 24 h : ces flacons voyagent à température ambiante
Bordereau de retour prépayé pour le retour au laboratoire, lorsque votre commande le prévoit
Notice de prélèvement simplifiée (étapes illustrées)

Comment prélever correctement

Eau du robinet (potabilité, légionelles)

Se laver les mains ou porter des gants à usage unique
Retirer tout filtre, brise-jet ou embout mousseur du robinet
Ouvrir le robinet au débit habituel (ne pas flamber pour les légionelles)
Pour la potabilité : laisser couler 2-3 minutes avant prélèvement
Pour les légionelles : prélever au premier jet (sans purge préalable)
Ouvrir le flacon stérile sans toucher l'intérieur du bouchon
Remplir jusqu'au trait de jauge (laisser un espace d'air)
Refermer immédiatement et hermétiquement
Placer dans la glacière avec les packs réfrigérants

Surfaces alimentaires

Porter des gants stériles
Sortir l'éponge stérile de son sachet
Frotter une surface de 100 cm2 (gabarit fourni) en appuyant fermement
Replacer l'éponge dans le sachet stérile et fermer
Étiqueter et placer au froid

Étiquetage obligatoire

Chaque flacon/sachet doit comporter les informations suivantes (lisibles) :

Numéro d'échantillon (si fourni par Aquatycia) ou numéro séquentiel
Date de prélèvement (format JJ/MM/AAAA)
Heure de prélèvement (format HH:MM)
Point de prélèvement (ex : "Bât. A - Étage 2 - Douche 204")
Nom du préleveur
Température mesurée (si applicable, surtout pour ECS et eau froide)

Astuce : remplissez les étiquettes AVANT de prélever pour ne pas manipuler les flacons ouverts avec des mains humides.

Conditionnement pour le transport

Packs réfrigérants : les congeler minimum 24h avant utilisation
Disposition dans la glacière : packs au fond et sur les côtés, flacons au centre, espace d'air en haut
Protection : caler les flacons pour éviter les chocs (papier bulle ou papier absorbant)
Fermeture : fermer la glacière avec le scotch fourni, vérifier qu'elle ne s'ouvre pas
Étiquette d'expédition : coller le bordereau de retour sur l'extérieur de la glacière, sans masquer les codes-barres

Contraintes de délai et température

Type d'analyse	Température transport	Délai max prélèvement-réception labo
Microbiologie (eau, surfaces, aliments)	5 °C ± 3 °C	24 heures maximum
Légionelles	Température ambiante si arrivée au laboratoire en moins de 24 h ; sinon froid dirigé 5 °C ± 3 °C (ne pas congeler)	Moins de 24 h à température ambiante ; 48 heures maximum en froid dirigé
Chimie seule (métaux, nitrates...)	5 °C ± 3 °C recommandé	48 heures acceptable
Physico-chimie sur site (pH, chlore)	Non applicable	Mesure sur place uniquement

Attention : un dépassement du délai de 24h pour la microbiologie peut invalider les résultats. Exception : pour les légionelles, le flacon voyage à température ambiante s'il arrive en moins de 24 h ; au-delà, il doit voyager en froid dirigé (5 °C ± 3 °C) et arriver au laboratoire en 48 h au maximum. En cas de doute, contactez le laboratoire AVANT d'envoyer.

Expédition au laboratoire

Avec le bordereau de retour fourni

Déposez votre colis dans un point de dépôt du transporteur (la liste s'affiche avec votre étiquette retour)
Bordereau perdu ou absent ? Dans la rubrique Expéditions de l'espace client, utilisez Générer une étiquette retour, ou contactez-nous
Conservez le récépissé comme preuve d'envoi

Jours d'envoi recommandés

Lundi, mardi, mercredi : optimal (arrivée le lendemain, traitement immédiat)
Jeudi : acceptable si envoi avant 14h (arrivée vendredi matin)
Vendredi, samedi, dimanche : à ÉVITER - le colis passerait le weekend dans un dépôt sans chaîne du froid garantie

Adresse du laboratoire

L'adresse de destination est pré-imprimée sur votre bordereau de retour : ne la modifiez pas. Si vous préférez déposer vous-même vos échantillons, l'adresse et les horaires de dépôt figurent sur votre confirmation de commande et s'affichent dans l'espace client lorsque vous choisissez le mode « Dépôt au laboratoire » (page Envoyer mes échantillons). Le dépôt se fait du lundi au vendredi, de 8 h à 18 h.

Confirmation de réception

Une fois vos échantillons réceptionnés et enregistrés au laboratoire, ils apparaissent dans la rubrique Échantillons de votre espace client, où vous suivez l'avancement des analyses. Toute anomalie constatée à la réception (délai dépassé, température, flacon endommagé) vous est signalée. Vous êtes prévenu par email lorsque le rapport est disponible.

En cas de problème

Problème	Action
Flacon cassé ou qui fuit	Ne pas envoyer. Contactez-nous pour un remplacement gratuit.
Packs réfrigérants pas assez froids	Attendez 24h de congélation supplémentaire ou utilisez des glaçons en sac étanche en complément.
Oubli d'étiquette sur un flacon	Identifiez-le au marqueur et précisez la correspondance dans la fiche de prélèvement.
Délai 24h dépassé	Contactez le labo AVANT envoi : 01 77 75 54 00. Nous déciderons ensemble si l'envoi reste pertinent.
Flacon insuffisant (pas assez de volume)	Remplissez au maximum possible et notez "volume insuffisant" sur la fiche. Certaines analyses pourront être maintenues.

FAQ auto-prélèvement

Puis-je utiliser mon propre transporteur ?

Oui, à condition de garantir la chaîne du froid (5 °C ± 3 °C) et un délai de livraison inférieur à 24h. Pour les légionelles : température ambiante si l'arrivée au laboratoire a lieu en moins de 24 h ; sinon froid dirigé à 5 °C ± 3 °C, avec arrivée en 48 h au maximum. Vous devez fournir la preuve de température (enregistreur) si demandé.

Combien de temps les kits se conservent-ils ?

Les flacons stériles ont une date de péremption (généralement 6 mois). Vérifiez la date sur chaque flacon avant utilisation. N'utilisez jamais un flacon périmé ou dont l'emballage est ouvert.

Puis-je prélever plusieurs points dans le même kit ?

Oui, chaque kit contient le nombre de flacons correspondant au nombre de points commandés. Un flacon = un point = un échantillon.

Combien d'échantillons, et quelle quantité ?

Un flacon correspond à un point de prélèvement. Pour les produits alimentaires, le nombre d'échantillons et la quantité à prélever par produit dépendent des analyses commandées : ils sont indiqués sur votre devis ou votre confirmation de commande. En cas de doute, demandez-nous la précision avant de prélever.

Besoin d'aide ?

Commande de kits : contact@aquatycia.fr ou 01 77 75 54 00
Question technique prélèvement : 01 77 75 54 00 (demandez le service technique)
Suivi de colis : rubrique Expéditions de votre espace client (www.aqy.fr)